Finalidad de la herramienta:

Generar una visión común en el equipo a través de información sistematizada

Informaciones/soluciones que ofrece:

contar con criterios de elaboración y entrega de información para el conjunto del equipo de trabajo.

 

Recomendable porque:

-Aborda las necesidades de información regular y periodica del equipo

– Todos los miembros son escuchados

– Permite esquematizar en un lenguaje compartido estructuras de contenidos

– Fomenta la calidad de las conversaciones y la escucha activa

– Aplica como proceso de facilitación para otras prácticas compartidas

Ambito: Directivo y su equipo de Trabajo

Posibles Acciones de Implementación:

Reunirse con el equipo acerca de las necesidades de información común

Integrar en esa visión común a todas las personas del equipo (incluyendo quienes realicen colaboración parcial)

Generar una estructura de información capaz de ofrecer información común

Crear un equipo elaborador de esa información

Definir periodicidad idónea y elaborar esa información mediante un estilo ágil y en una dimensión razonable

Utilizar las dos o tres primeras entregas para verificar, y corregir si es necesario, la estructura más idónea

 

Indicadores de calidad de su uso

Se logra un interés suficiente en el equipo de forma que se genera una comunicación inicial acerca de las necesidades de información

Se desarrolla una estructura de información que facilita la comprensión por parte de todo el equipo

Se logra un estilo ágil y atractivo

 

Modelo Guía para ofrecer información sistemática al equipo

  • Anunciar al conjunto del equipo la voluntad de ofrecer información de forma regular y sistemática.
  • Consultarles sobre las informaciones que consideran importantes ( cada mes o dos meses)

Sesión de trabajo con equipo para elaborar un esquema de información que sea útil al conjunto.

Debe ser comprendido y aprobado por todos. Escucha Activa. Reforzar la calidad de las conversaciones.

  • Desarrollar una estructura/esquema de información que permita dar esa visión común

A continuación, brindamos un caso de ejemplo referido a estructura de información

A.1 Actividades principales y resultado (del mes o bimensuales)

  1. 2 Problemas principales. Causas. Soluciones

B.1 Objetivos cumplidos

B.2 Objetivos no cumplidos. Causas

B.3 Iniciativas para mejorar objetivo no cumplidos

Con estos esquemas u otros similares su equipo accederá a los resultados conjuntos

  • Elaborar esa información común. Integrar y comprometer en esa tarea a los colaboradores o miembros del equipo

Ante la disyuntiva de cómo elaborar la información de conjunto dentro de nuestro ámbito podemos utilizar varios esquemas.

Por ejemplo: usted como responsable, elige la que cree prioritaria. Pero quizás sea más oportuno brindar la oportunidad a cada persona de su equipo: les solicita que, cada una, elabore sobre su propio trabajo el esquema de información (ver ej A y B del punto 3).

Cuál de ellos parece el más adecuado. O es necesario otro esquema más adaptable al ámbito actual.

Si se hace de esta manera, podrá como responsable hacer una síntesis de cada uno y agruparlo todo en el esquema de comunicación de su área o ámbito de intervención.

  • Generar un estilo ágil con datos claros e inteligibles, que el contenido no sea un tratado.

Se deben hacer copias para cada miembro de su equipo y asegurarse que llega a todos en un tiempo prudencial. Si por ej, la información es mensual, lo apropiado es que llegue como mínimo una semana antes del cierre del mes; tardar más implica perder perspectiva y efectividad.

  • Iniciar la dinámica de forma flexible, hasta llegar a una estructura eficaz de información y con una periodicidad adecuada.

El enfoque precisa llevar la información sistematizada de manera flexible en las dos o tres entregas, con el fin de poder generar cambios en su estructura en función de las posibles carencias y necesidades de mejora, llegando a conseguir una estructura verdaderamente eficaz de la información.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos requeridos están marcados *

Publicar comentario